Transcrire une réunion, ce n'est pas la même chose selon qu'elle se tient en visio, autour d'une table ou les deux à la fois, et selon ce que vous voulez obtenir : le texte pendant la réunion, ou un document propre où l'on sait qui a dit quoi. Avec Voqia, il y a deux façons de faire, le mode Live et la transcription de l'enregistrement. Ce guide vous dit laquelle choisir pour chaque situation, comment la régler et quelles erreurs éviter.
Deux méthodes, deux résultats
Le mode Live écrit la réunion en temps réel, depuis le micro ou depuis le son d'un onglet partagé : vous suivez le texte pendant que l'on parle, vous pouvez le traduire, ou laisser l'IA repérer les questions posées et proposer une réponse, en cours de route. Il ne distingue pas les personnes. La transcription de l'enregistrement se fait après la réunion, à partir du fichier audio ou vidéo : elle prend quelques minutes de plus mais attribue chaque passage à un intervenant (Intervenant 1, Intervenant 2…), que vous renommez ensuite. Dans les deux cas, vous pouvez obtenir un compte rendu IA et enregistrer le texte en Word.
Réunion en visio (Zoom, Teams, Google Meet) : la méthode en direct
La méthode la plus fiable consiste à suivre la réunion dans le navigateur, sur ordinateur, avec Chrome ou Edge : Google Meet, Teams et Zoom ont tous une version web.
- Ouvrez la réunion dans un onglet de Chrome ou Edge, puis Voqia dans un autre onglet, en étant connecté avec Google.
- Dans le mode Live, touchez « Système », choisissez l'onglet de la réunion et laissez cochée l'option de partage de l'audio de l'onglet.
- Laissez la transcription tourner : le texte s'affiche avec l'heure de chaque passage. Activez au besoin « Traduire » ou « Répondre aux questions ».
- À la fin, arrêtez la session : un document Word est téléchargé automatiquement, et le bouton « Résumé IA » produit un résumé (contexte, points clés, actions).
Réunion en salle : micro en direct ou enregistrement ?
Autour d'une table, posez l'ordinateur ou le téléphone au centre, micro dégagé, loin de la climatisation et du vidéoprojecteur. Si vous voulez seulement suivre et résumer, le mode Live avec le micro suffit. Si vous devez attribuer les décisions à leurs auteurs, enregistrez plutôt la réunion (application dictaphone du téléphone, enregistreur) puis importez le fichier dans la transcription de fichiers en laissant « Identifier les locuteurs » activé. Une salle qui résonne et des gens qui parlent en même temps sont les deux premières causes d'erreurs : demandez que chacun parle à son tour pour les décisions importantes.
Réunion hybride : partez de l'enregistrement
Quand une partie des participants est dans la salle et l'autre en visio, le son arrive par deux chemins différents. Le plus simple est d'utiliser la fonction d'enregistrement de votre outil de visio, qui capte à la fois la salle (par son micro) et les participants à distance, puis de transcrire ce fichier. Vérifiez auparavant que vous avez le droit d'enregistrer : selon les réglages de votre organisation, l'enregistrement peut être réservé à l'organisateur.
Quelle méthode pour quelle réunion ?
| Situation | Méthode conseillée | Qui a dit quoi | Texte disponible |
|---|---|---|---|
| Visio suivie dans le navigateur | Mode Live, « Système », onglet partagé avec l'audio | Non | Pendant la réunion |
| Visio dans l'application de bureau | Enregistrement de la réunion, puis transcription du fichier | Oui | Quelques minutes après |
| Réunion en salle, pour suivre et résumer | Mode Live avec le micro | Non | Pendant la réunion |
| Réunion en salle, compte rendu nominatif | Enregistrement, puis transcription du fichier | Oui | Quelques minutes après |
| Réunion hybride | Enregistrement de l'outil de visio, puis transcription du fichier | Oui | Quelques minutes après |
Les erreurs fréquentes
- Partager une fenêtre ou l'écran entier au lieu de l'onglet de la réunion : le son n'est pas capté de façon fiable. Choisissez l'onglet et gardez l'audio coché.
- Utiliser l'application de bureau de Zoom ou Teams avec le mode Live : son audio ne passe pas par un onglet du navigateur. Rejoignez la réunion dans le navigateur, ou transcrivez l'enregistrement.
- Lancer le mode Live sur téléphone pour une visio : la capture du son d'un onglet n'existe que sur ordinateur. Sur téléphone, seul le micro est disponible.
- Attendre les noms des intervenants en direct : le mode Live ne sépare pas les voix. Pour un compte rendu nominatif, transcrivez l'enregistrement.
- Transcrire deux fois la même réunion (en direct puis le fichier) sans le vouloir : chaque transcription consomme des minutes. Choisissez la méthode avant la réunion.
- Oublier de prévenir les participants : annoncez en début de séance que la réunion est enregistrée ou transcrite, et pourquoi.
Du texte au compte rendu
Une transcription brute d'une heure fait plusieurs pages : personne ne la lira en entier. Le bouton « Résumé IA » (compte rendu IA) en tire un résumé structuré : un titre, le contexte, 4 à 8 points clés et, s'il y en a, les actions à mener. Si l'échange est trop court, Voqia le signale au lieu d'inventer un résumé. Relisez toujours les noms, les chiffres et les dates avant d'envoyer le compte rendu, puis gardez la transcription complète pour vérifier un point en cas de désaccord.
Sur un enregistrement, renommez les intervenants (« Intervenant 1 » devient « Sophie, direction commerciale ») avant de copier le texte ou de cliquer sur « Sauver » : le document Word reprend alors les noms. Le compte rendu IA résume le contenu sans les noms des intervenants : ajoutez-les en le relisant. La recherche dans le texte permet aussi de retrouver en quelques secondes le passage où un chiffre ou un nom a été cité.
Exemples chiffrés
- Une réunion d'équipe de 10 minutes tient dans les 10 minutes offertes à l'inscription, sans carte bancaire.
- Un comité mensuel d'une heure, transcrit en direct ou depuis l'enregistrement, consomme une heure : un pack Starter (4,99 €, paiement unique) le couvre.
- Trois réunions d'une heure par semaine pendant un mois, soit environ 12 heures : un pack Business (24,99 € pour 10 heures, 2,50 € l'heure) et un pack Pro (9,99 € pour 3 heures), soit 13 heures pour 34,98 €.
- Un fichier d'enregistrement plus long que votre solde : Voqia vous le dit avant l'envoi et vous propose de recharger ou de transcrire seulement la durée disponible.
Questions fréquentes sur la transcription de réunion
Faut-il ajouter un robot à la réunion ?
Non. Voqia n'entre pas dans l'appel : il écoute le micro de votre ordinateur ou le son de l'onglet que vous partagez, ou il transcrit l'enregistrement après coup.
Voqia indique-t-il qui parle pendant une réunion en direct ?
Non, le mode Live ne sépare pas les voix. La séparation des intervenants se fait sur un fichier enregistré, avec l'option « Identifier les locuteurs », activée par défaut.
Peut-on traduire une réunion en direct ?
Oui. Avec la transformation « Traduire » du mode Live, le texte est traduit pendant la réunion vers le français, l'anglais, l'espagnol, l'allemand, l'italien, le portugais ou l'arabe.
Dans quel format récupère-t-on la transcription ?
Vous pouvez copier tout le texte en un clic ou l'enregistrer en document Word (.docx). Un document Word est aussi téléchargé automatiquement à l'arrêt d'une session en direct et à la fin d'une transcription de fichier.
Combien coûte la transcription d'une réunion d'une heure ?
Une heure de réunion consomme une heure : 4,99 € avec un pack Starter, ou 2,50 € avec un pack Business (24,99 € les 10 heures), sans abonnement. Les 10 premières minutes sont offertes.
En visio dans le navigateur, le mode Live suffit ; pour savoir qui a dit quoi, transcrivez l'enregistrement ; dans les deux cas, le compte rendu IA fait le reste. Essayez sur votre prochaine réunion avec les 10 minutes offertes, sans carte bancaire.